Cómo reclamar una factura impaga en España Guía paso a paso

SergioJC
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¿Te encuentras enfrentándote contra un impago de dinero por la prestación de un servicio o venta de un producto? Esta guía te explica cómo reclamar una factura impagada en España paso a paso. Desde el envío de un requerimiento de pago hasta la iniciación de acciones legales, te mostramos todo lo que necesitas saber para recuperar tu dinero.

Introducción

El impago de facturas es un problema común que puede afectar a cualquier empresa o autónomo. De hecho, es una situación que por desgracia se da con bastante frecuencia. Y es que, según el INE, (Instituto Nacional de Estadística) en 2023, el plazo medio de pago a proveedores en España se situó en 74,5 días, superando ampliamente el límite legal de 60 días.

Si te encuentras en esta situación, es importante saber cómo actuar para reclamar tu deuda de forma efectiva. En este artículo, te guiaremos paso a paso por el proceso de reclamación de una factura impagada en España, incluyendo información adicional y consejos para cada etapa.

Pasos para reclamar el impago de una factura

A continuación vamos a ver un paso a paso en el que te vamos a explicar cómo reclamar una factura una factura que no ha sido pagada. Empezando siempre por las acciones mas amistosas y elevando la carga si no funcionan los primeros pasos.

1. Contacto amistoso

Lo primero de todo es realizar una primera aproximación amistosa, al fin y al cabo es un cliente, que podría ser recurrente. Nunca debemos escribir en tono agresivo ya que en este caso tomará una actitud defensiva.

Acciones a realizar:

  • Comunicarse con el deudor: Llamada, correo electrónico o carta para recordar el pago de la factura.
  • Mantener un tono cordial y profesional.
  • Ofrecer soluciones alternativas: Fraccionar el pago o aceptar un descuento.
  • Documentar todas las comunicaciones: Correos electrónicos, llamadas, etc.

2. Reclamación formal

Si la toma de contacto inicial no surge efecto debemos pasar a realizar una reclamación formal.

Acciones a realizar:

  • Reclamación por escrito:
    • Datos del acreedor y del deudor.
    • Número y fecha de la factura impagada.
    • Importe de la deuda.
    • Plazo de pago razonable (recomendado: 10 días).
  • Envío por correo certificado con acuse de recibo.

3. Negociación

Si la persona pendiente de pago sigue sin responder o no tiene la intención de saldar la deuda podemos iniciar una fase de negociación.

Consejos:

  • Mantener una actitud abierta y flexible.
  • Buscar soluciones que beneficien a ambas partes.
  • No renunciar a los derechos.
  • Considerar la mediación si no se llega a un acuerdo.

4. Reclamación judicial

En caso de que tampoco podamos negociar con la persona por el cobro de la factura impagada, deberemos iniciar una reclamación judicial.

En este caso tenemos 2 opciones posibles

Procedimiento monitorio:

  • Rápido y sencillo.
  • No requiere abogado.
  • Se puede iniciar online o en el juzgado.

Juicio ordinario:

  • Más complejo y lento.
  • Requiere la asistencia de un abogado.
  • Se presenta una demanda y se espera la resolución del juez.

5. Ejecución de la sentencia

Finalmente, y pasado bastante tiempo, ganaremos la reclamación y se procederá a embargar los bienes del deudor para obtener el pago de la deuda. El embargo de bienes del deudor es una medida legal que se toma para asegurar el pago de una deuda

Requisitos:

  • Haber obtenido un título ejecutivo (sentencia judicial o decreto del procedimiento monitorio).
  • Solicitar la ejecución de la sentencia al juzgado.
  • El juzgado designa un agente judicial para llevar a cabo el embargo.

3 Consejos para enfrentarte al impago de una factura

1. Adopta una Mentalidad de “Ganar-Ganar” (win – win)

Antes de iniciar cualquier acción, enfoca la situación desde una perspectiva de “ganar-ganar”. Comprende las razones detrás del impago y trabaja con tu cliente para encontrar soluciones que beneficien a ambas partes. Por ejemplo, ofrece planes de pago flexibles o descuentos por pago anticipado de la deuda.

2. Utiliza la Tecnología a tu Favor

Implementa soluciones tecnológicas para automatizar los recordatorios de pago y hacer seguimiento de las facturas. Herramientas como software de gestión de facturas pueden enviar recordatorios automáticos a tus clientes, reduciendo así la carga administrativa y manteniendo una comunicación constante sin ser invasivo.

3. Aplica Técnicas de Negociación Basadas en la Psicología

Entender los principios básicos de la psicología puede ser de gran ayuda. Al comunicarte con clientes que deben pagos, utiliza técnicas de persuasión suave, como la reciprocidad (ofrecer algo a cambio) y la escasez (indicar que la oferta de arreglo es por tiempo limitado), para incentivar el pago.

Recursos útiles sobre la reclamación de facturas

Información adicional

En España, el plazo de prescripción de una factura, es decir, el tiempo durante el cual el acreedor puede exigir judicialmente el pago de una deuda documentada en la factura, es de 5 años. Este plazo se establece en el artículo 1964 del Código Civil, tras la reforma introducida por la Ley 42/2015, de 5 de octubre, sobre la reforma de la ley de enjuiciamiento civil, que redujo el plazo general de prescripción de las acciones personales que no tengan un plazo especial de prescripción de 15 a 5 años.

En este sentido, aquí te explicamos que hacer si te reclaman una factura de hace más de 6 años.

Así mismo:

  • Letras de Cambio: El plazo de prescripción para el ejercicio de acciones derivadas de una letra de cambio es de 3 años para acciones contra el aceptante (deudor principal), de 1 año para acciones del tenedor contra los endosantes y el librador, y de 6 meses para acciones de un endosante contra otro endosante y contra el librador, contados estos plazos desde la fecha de vencimiento de la letra.
  • Pagarés: Para los pagarés, el plazo de prescripción es similar al de las letras de cambio. La acción para exigir el pago al firmante principal (deudor) prescribe a los 3 años desde la fecha de vencimiento del pagaré. Y si se trata de acciones de regreso (por ejemplo, contra endosantes), el plazo es de 1 año desde la fecha en que el tenedor realizó el protesto o, en su caso, desde la fecha de vencimiento si se tratara de un pagaré sin cláusula de "sin gastos".

Costes de reclamar una factura no pagada

Reclamar una factura impagada en España conlleva diversos gastos que pueden variar según el caso y el método de reclamación elegido. Los costes asociados a la reclamación de deudas se pueden clasificar en varias categorías:

1. Gastos Administrativos

Estos incluyen los costes de enviar recordatorios por correo certificado, costes de comunicación, y posiblemente, la contratación de servicios de gestión de cobros. Estos servicios pueden cobrar una tarifa fija o un porcentaje de la deuda recuperada.

2. Costes de Mediación o Arbitraje

Si decides optar por una solución alternativa al litigio, como la mediación o el arbitraje, deberás considerar los honorarios del mediador o árbitro. Estos pueden variar significativamente según la complejidad del caso y el perfil del profesional.

3. Gastos Legales

Si la reclamación se lleva a través de acciones legales, los gastos pueden incluir:

  • Honorarios de Abogado: Generalmente, los abogados en España cobran según la complejidad del caso, pudiendo establecer una tarifa fija o un porcentaje sobre la cantidad reclamada. Algunos abogados pueden aplicar también un mínimo tarifario recomendado por los Colegios de Abogados locales.
  • Tasas Judiciales: Para la interposición de demandas en el ámbito civil, existen tasas judiciales, aunque su aplicabilidad depende del tipo de proceso y de la cuantía de la reclamación. Las personas físicas están exentas de tasas judiciales para el orden jurisdiccional civil.
  • Costes de Procurador: Aunque su intervención no es obligatoria en todos los procedimientos, en la mayoría de los procesos civiles es recomendable contar con un procurador, quien representa al demandante ante el tribunal. Sus honorarios también varían según el caso.
  • Otros Gastos Judiciales: Esto incluye costes por notificaciones judiciales, publicaciones oficiales si fueran necesarias, y cualquier otro gasto imprevisto que pueda surgir durante el proceso legal.

4. Intereses de Demora y Costas Procesales

De cara al deudor, si la reclamación llega a juicio y resultas ganador, el juez puede condenar al deudor no solo al pago de la cantidad adeudada sino también al abono de los intereses de demora y las costas procesales, que incluyen los honorarios de tu abogado y procurador. Sin embargo, la recuperación efectiva de estos importes dependerá de la solvencia del deudor.

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