Cómo anular una factura ya emitida: electrónica o manual [Factura rectificativa o nota de crédito]

Carlos Escolar García
Carlos Escolar García

Si te encuentras en la situación de haber emitido una factura incorrecta, no te preocupes, porque tiene solución. En este artículo te explicaremos cómo anular una factura ya emitida, los pasos que debes seguir para hacer una factura rectificativa y si es posible hacer una nota de crédito para anular una factura.

¿Se puede anular una factura mal emitida?

La respuesta es sí, pero debes tener en cuenta que, para anular una factura, esta no debe haber sido ya contabilizada en tus registros contables. Si ya la tienes contabilizada lo que debes hacer es emitir una factura rectificativa para corregir los datos incorrectos.

Si la factura no ha sido contabilizada, el proceso es más sencillo. Debes hacer lo siguiente:

  1. Contacta al receptor de la factura: Lo primero que debes hacer es ponerte en contacto con el receptor de la factura para informarle que se ha emitido una factura incorrecta y que necesitas anularla. Pídele que te devuelva la factura original, en caso de que la haya recibido.
  2. Anula la factura original: Una vez tengas en tus manos la factura original, debes marcarla como anulada. Si es una factura en papel, tacha los datos con una línea y escribe “ANULADA” de forma clara y legible. Si es una factura electrónica, busca en el programa de facturación la opción para anular la factura y sigue las instrucciones.
  3. Emite una nueva factura: Ahora debes emitir una nueva factura con los datos corregidos. Asegúrate de que la nueva factura tenga un nuevo número de serie y no coincida con el número de la factura anulada.

Cómo anular una factura electrónica

Si lo que deseas anular es una factura electrónica, el proceso es un poco diferente. Para ello, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Accede al programa de facturación: Para anular una factura electrónica, debes acceder al programa de facturación que has utilizado para emitir la factura original, como Holded, Facturando, SumUp o Mgest.
  2. Busca la opción para anular: En el programa de facturación, busca la opción para anular la factura. Por lo general, esta opción está disponible en la sección de facturas emitidas o facturas pendientes de envío.
  3. Anula la factura original: Sigue las instrucciones del programa para anular la factura original. Una vez la hayas anulado, el programa generará automáticamente una nueva factura con los datos corregidos.
  4. Envía la nueva factura: Asegúrate de enviar la nueva factura corregida al receptor de la factura.

Qué es una factura rectificativa

Una factura rectificativa es un tipo de factura que se emite para corregir errores o inexactitudes que se hayan dado en una factura original previamente emitida. Esta factura sirve para “rectificar” o corregir estos errores y asegurar que la información financiera sea precisa y esté actualizada.

Los errores que pueden justificar la emisión de una factura rectificativa pueden variar ampliamente e incluyen:

  • Errores en la descripción de los bienes o servicios.
  • Errores en los precios o tarifas aplicadas.
  • Errores en los cálculos de los impuestos (como el IVA).
  • Errores en los datos del cliente o del proveedor.
  • Errores en la fecha de emisión.
  • Inclusión o exclusión incorrecta de algún descuento o promoción.

Cómo hacer una factura rectificativa

Como te hemos mencionado anteriormente, en el caso de que la factura ya haya sido contabilizada, lo que debes hacer es emitir una factura rectificativa.

Esta factura tiene como objetivo corregir los datos incorrectos de la factura original. Sigue leyendo para saber cómo realizar una factura rectificativa:

  1. Identifica los datos incorrectos: Lo primero que debes hacer es identificar los datos incorrectos de la factura original. Puede ser el importe, la fecha, el número de serie, entre otros.
  2. Emite una factura rectificativa: Una vez identificados los datos incorrectos, debes emitir una factura rectificativa con los datos corregidos. Asegúrate de que la nueva factura tenga un nuevo número de serie y la referencia a la factura original.
  3. Envía la factura rectificativa: Envía la factura rectificativa al receptor de la factura, junto con una copia de la factura original y una explicación clara de por qué se ha emitido la factura rectificativa.
  4. Registra la factura rectificativa: Registra la factura rectificativa en tus registros contables y asegúrate de que los datos de la factura original y la rectificativa estén claramente identificados.
  5. Notifica a Hacienda: Si la factura original ya ha sido incluida en tu declaración de impuestos, debes notificar a Hacienda sobre la emisión de la factura rectificativa para que puedan actualizar tus registros.

¿Se puede hacer una nota de crédito para anular factura?

Sí, también puedes hacer una nota de crédito para anular una factura ya emitida. Una nota de crédito es un documento que se emite para corregir errores en una factura y se utiliza para devolver el dinero al receptor de la factura.

Sigue los siguientes pasos para hacer una nota de crédito:

  1. Identifica la factura incorrecta: Lo primero que debes hacer es identificar la factura que deseas anular mediante la nota de crédito.
  2. Emite la nota de crédito: Una vez identificada la factura incorrecta, emite la nota de crédito con los datos correspondientes. Asegúrate de que la nota de crédito tenga un número de serie diferente al de la factura original.
  3. Registra la nota de crédito: Registra la nota de crédito en tus registros contables y asegúrate de que los datos de la factura original y la nota de crédito estén claramente identificados.
  4. Envía la nota de crédito: Envía la nota de crédito al receptor de la factura, junto con una explicación clara de por qué se ha emitido la nota de crédito.
  5. Devuelve el dinero: Si la factura ya ha sido pagada, debes devolver el dinero correspondiente al receptor de la factura. Si la factura aún no ha sido pagada, debes ajustar el importe pendiente en la factura original y notificar al receptor de la factura sobre el cambio.

En conclusión, anular una factura mal emitida es posible mediante la emisión de una factura rectificativa o una nota de crédito, dependiendo de las circunstancias particulares de cada caso.

Es importante tener en cuenta los pasos necesarios para emitir estos documentos y asegurarse de mantener los registros contables actualizados.

Si tienes dudas sobre cómo proceder en un caso particular, es recomendable buscar asesoramiento profesional para evitar cualquier problema legal o fiscal en el futuro.

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