Qué es el Registro de Operadores Intracomunitarios y cómo darse de alta en el ROI

Carlos Escolar García
Carlos Escolar García

El comercio entre empresas de distintos países de la Unión Europea es sumamente común. Lo cual además, tiene ciertas ventajas económicas si la parte vendedora o que presta el servicio está dada de alta en el ROI.

Los acuerdos de la Unión Europea permiten el libre comercio entre empresas que operan desde cualquier país miembro de la Unión. Sin embargo, se requieren de ciertos registros para llevar a cabo actividades económicas intracomunitarias.

La Agencia Tributaria de España exige a las personas y empresas que realicen cierto tipo de actividades comerciales intracomunitarias que se den de alta en el ROI.  

¿Qué es el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios)?

Al hablar del ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) nos referimos al registro de la Agencia Tributaria de España en el cual se inscriben personas y empresas para obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF) intracomunitario. De esta manera, es posible comerciar y realizar las respectivas facturaciones con empresas de otros países pertenecientes a la Unión Europea.

¿Quién debe darse de alta en el ROI?

En general, las empresas que realizan operaciones intracomunitarias, es decir, transacciones comerciales de bienes o servicios con otras empresas ubicadas en diferentes países de la Unión Europea, deben darse de alta en el ROI.

Te mencionaremos los casos comunes en los que se requiere el registro:

  1. Empresas que hacen ventas de bienes a otras empresas de la Unión Europea
  2. Empresas que prestan servicios a otras empresas de la Unión Europea
  3. Empresas que adquieren bienes de otros países de la Unión Europea
  4. Persona jurídicas que, sin actuar como empresario o profesional, realizan adquisiciones intracomunitarias sujetas al IVA.
alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios

En resumen, deberás darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios si entregas bienes intracomunitarios sujetos a impuestos, o prestas un servicio a un sujeto pasivo que reside en otro Estado miembro de la Unión Europea.

¿Qué es el NIF-IVA intracomunitario?

El NIF-IVA intracomunitario, también conocido como Número de Identificación Fiscal Intracomunitario, es un código numérico. Se usa para identificar a las personas físicas o empresas que realizan operaciones intracomunitarias en la Unión Europea.

Este número se utiliza para fines fiscales y administrativos en transacciones comerciales entre empresas ubicadas en diferentes países miembros.

El NIF-IVA se compone generalmente de dos elementos: el código del país y un número de identificación individual asignado a la empresa o persona. El código del país se compone de dos letras que representan el país de origen de la empresa o persona.

¿Cómo darse de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)?

Para  darte de alta en el ROI lo primero que debes hacer es una solicitud formal ante la Agencia Tributaria. Este proceso es  más sencillo de lo que muchas personas pueden llegar a pensar.

Para poder realizar el registro, es necesario presentar el modelo 036. En este modelo, vas a marcar la casilla 582 e indicar la fecha prevista para el inicio de tus actividades comerciales en la casilla 584.

Una vez hecho esto, solo tendrás que esperar para recibir tu NIF-IVA. Vale recordar que, en el caso concreto de España, este se compone de las siglas “ES”, seguido por tu NIF.

modelo 036

Es importante aclarar que, en el caso de que estés realizando este proceso desde algún otro país de la Unión Europea, es probable que cambien algunos pasos del procedimiento.

Requisitos para el alta en el ROI

Para poder darte de alta en el ROI debes cumplir los siguientes requisitos:

  • Identificación fiscal: Necesitarás un número de identificación fiscal válido en tu país, como el número de identificación de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) o el número de identificación fiscal.
  • Estar dado de alta en Hacienda: como sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
  • Actividad económica: Deberás estar involucrado en una actividad económica que implique operaciones intracomunitarias, como la compra o venta de bienes o servicios entre países de la Unión Europea.
  • Realizar operaciones intracomunitarias: Es posible que debas proporcionar pruebas de las operaciones intracomunitarias que has realizado, como facturas, contratos o registros de ventas y compras.
  • Cumplimiento fiscal: Debes estar al corriente de tus obligaciones fiscales en tu país, como presentar declaraciones de impuestos y pagar los impuestos correspondientes.
  • Documentación legal: Es probable que debas proporcionar ciertos documentos legales, como la escritura de constitución de tu empresa, los estatutos de la empresa o cualquier otro documento que demuestre tu actividad comercial y la estructura legal de tu negocio.

¿Cuánto tiempo tarda el alta en el ROI?

Si bien el tiempo de espera puede variar según el caso y el país en el que se lleve a cabo el proceso, este proceso puede tardar un tiempo cercano a la semana y en ningún caso debería tomar más de tres meses. En el caso de que la espera supere este margen de tiempo, se da por hecho que la misma fue rechazada.

Sanciones por no estar dado de alta en el ROI

En España, el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) está regulado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Si una persona o entidad realiza operaciones intracomunitarias sin estar dada de alta en el ROI o sin cumplir con las obligaciones correspondientes, puede enfrentar las siguientes sanciones económicas:

  • Sanción leve: con un importe correspondiente al 1% de la operación, siendo el mínimo de 150 euros y el máximo de 600 euros. 
  • Sanción grave: con un importe correspondiente al 2% de la operación, siendo el mínimo de 300 euros y el máximo de 30.000 euros. 
  • Sanción muy grave: con un importe correspondiente al 4% de la operación, siendo el mínimo de 6.000 euros y el máximo de 600.000 euros. 

Así mismo, también puedes ser penalizado de las siguientes formas:

  1. Inmovilización de bienes: En casos graves de incumplimiento, la AEAT puede ordenar la inmovilización de los bienes relacionados con las operaciones intracomunitarias hasta que se regularice la situación.
  2. Suspensión de actividades: La AEAT puede suspender temporalmente las actividades económicas del infractor si persiste en el incumplimiento de las obligaciones del ROI.
  3. Responsabilidad penal: En casos de fraude o evasión fiscal grave, además de las sanciones administrativas, se puede iniciar un proceso penal que puede llevar a penas de prisión y multas más severas.

¿Cómo saber si estás dado de alta en el ROI?

Existen varias formas en las que puedes verificar si estás dado de alta en el ROI. El primero de ellos (y el más efectivo) es la verificación por medio del registro de VIES de Operadores Intracomunitarios en la página de la Agencia Tributaria.

Ingresando a la página web podrás verificar si estás dado de alta. No obstante, también hay otras maneras en las que puedes verificar si completaste el proceso.

Revisa cualquier documentación relacionada con tu empresa, como certificados o correspondencia fiscal, para determinar si tienes un número de identificación fiscal intracomunitario o NIF-IVA. Este número es una indicación de que estás registrado en el ROI.

Esto también lo podrás comprobar por medio de tus facturas. Verifica si tus facturas comerciales, especialmente aquellas relacionadas con operaciones intracomunitarias, incluyen tu número de identificación fiscal intracomunitario. Si tu empresa está registrada en el ROI, es probable que hayas incluido este número en tus facturas.

¿Cómo verificar si un profesional o entidad tiene el NIF-IVA?

Vale recordar que, para poder acceder a los beneficios fiscales que implican los tratados de libre comercio de la Unión Europea, es esencial que ambas partes estén dadas de alta en el ROI. Es por este motivo que debes verificar si tu contraparte en una transacción también ha completado el registro.

Al igual que hiciste para verificar tu propia alta en el ROI, el registro de VIES te será de gran utilidad para obtener esta información. Ingresando a la página oficial podrás verificar si la otra persona o empresa ha hecho este trámite.

La importancia de darse de alta en el ROI

La importancia de estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios radica en la capacidad de cumplir con las obligaciones fiscales, acceder a beneficios fiscales y administrativos, generar confianza en las relaciones comerciales y aprovechar las simplificaciones de los trámites administrativos.

Para las empresas que participan en operaciones intracomunitarias, el registro en el ROI se convierte en un requisito esencial para operar de manera legal y eficiente en el entorno empresarial de la Unión Europea.

Vale resaltar que, en caso de dudas con respecto al alta en el ROI o cualquier otra inquietud sobre los trámites ante la Agencia Tributaria, puedes consultar con un profesional.

Contar con una opinión profesional puede ayudarte a evitar errores y, así, cuidarte de posibles problemas ante la Agencia Tributaria de España.

Date de alta en el ROI no solo para cumplir con las obligaciones tributarias de España, sino también para poder recibir los beneficios de formar parte de la Unión Europea.

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