Formato de orden de compra: cómo llenarla y ejemplos
Una orden de compra es un documento oficial que establece una relación entre proveedor y cliente, detallando la compra de productos o servicios. A continuación, veremos ejemplos de formato de orden de compra y cómo llenarla.
Formato de orden de compra
Este documento de orden de compra contiene toda la información necesaria para poder emitirla correctamente a cualquier cliente por parte del proveedor o vendedor.
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Datos de la orden de compra
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¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento fundamental en el ámbito comercial que establece una relación formal y contractual entre un comprador y un proveedor. A través de esta orden, el comprador solicita al proveedor la adquisición de productos o servicios determinados, detallando las especificaciones necesarias para su entrega.
Funciones de la orden de compra
A través de una nota de compra, se definen aspectos importantes como la descripción detallada de los productos o servicios requeridos, las cantidades necesarias, los precios acordados y las condiciones de entrega y pago.
Además, el documento de orden de compra desempeña un papel crucial en el control y seguimiento de las transacciones comerciales. Sirve como registro de todas las compras realizadas, lo que facilita la contabilidad, la planificación y el control de inventarios.
Asimismo, la orden de compra brinda seguridad tanto al comprador como al proveedor, al establecer un compromiso contractual que define las responsabilidades y los derechos de ambas partes involucradas en la transacción.
Tipos de órdenes de compra
Órdenes de compra abiertas
En el ámbito de las compras, las órdenes de compra abiertas se utilizan cuando se requiere adquirir productos o servicios de forma continua o regular. Es decir, mediante una orden de compra abierta, el comprador establece una relación con el proveedor para realizar múltiples adquisiciones a lo largo del tiempo, sin la necesidad de emitir una orden de compra individual para cada transacción.
Esto agiliza el proceso y minimiza la carga administrativa tanto para el comprador como para el proveedor.
Órdenes de compra concertadas
Las órdenes de compra concertadas se utilizan en relaciones comerciales a largo plazo. Estas órdenes se establecen entre el comprador y el proveedor para satisfacer la demanda continua de productos o servicios durante un periodo determinado. Se establecen condiciones y términos específicos que regulan la relación entre ambas partes, como precios, plazos de entrega y formas de pago.
Cómo hacer una orden de compra
Un modelo de orden de compra consta de varios elementos fundamentales que deben incluirse para que sea válido y comprensible tanto para el comprador como para el proveedor. Estos elementos son:
- Datos del comprador: en esta sección se deben indicar los datos de la empresa o persona que realiza la compra. Esto incluye el nombre de la empresa, su dirección completa y cualquier otra información relevante que identifique claramente al comprador.
- Datos del proveedor: en esta sección se deben incluir los datos del proveedor al cual se le realiza la compra. Esto incluye el nombre de la empresa, su dirección completa, número de contacto y cualquier otra información necesaria para identificar al proveedor correctamente.
- Descripción de los artículos solicitados: aquí se detalla de forma clara y precisa cada uno de los artículos o servicios que se desean adquirir. Se deben incluir la cantidad solicitada, la descripción detallada de cada artículo y cualquier información relevante que pueda ayudar al proveedor a entender qué se está solicitando.
- Precios y condiciones de pago: en esta sección se indican los precios unitarios de cada artículo o servicio, así como cualquier otra información relacionada con los costos involucrados en la transacción. Además, se deben especificar las condiciones de pago acordadas entre el comprador y el proveedor, como plazos, métodos de pago aceptados y cualquier otro detalle relevante.
- Fecha y número de orden de compra: es importante incluir la fecha en que se emite la orden de compra, así como un número único que la identifique. Esto facilitará el seguimiento del pedido y evitará confusiones a futuro.
- Condiciones de entrega y facturación: en esta sección se establecen las condiciones de entrega de los productos o la prestación del servicio, especificando la dirección de entrega, plazos y cualquier otra instrucción relevante para asegurar que la entrega se realice de manera satisfactoria. Además, se deben indicar los datos necesarios para la emisión de la factura correspondiente, como los datos fiscales y forma de envío.
Ejemplos de orden de compra
Orden de compra (EJEMPLO)
F. O. B: ____________________________ Fecha: ____________________________ Envío: ____________________
Datos del vendedor
Nombre:
DNI:
Dirección:
Email:
Datos del cliente
Nombre:
DNI:
Dirección:
Email:
| Artículo | Descripción | Cantidad | Precio unitario | Precio total |
|---|---|---|---|---|
Sub-total: ____________
IVA (16%): ____________
Descuento (5%):________
Total: ________________
[Espacio reservado par indicar cualquier información adicional, como las condiciones de pago, envío, políticas de devolución o los términos y condiciones generales]Firma: ________________________________
Descargar formato de orden de compra
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